大家好，我是 Eric。
上個月參與了睽違 10 年的 Webconf。身為數位行銷人員兼前端工程師，這是一個可以掌握業界脈動的重要聚會，因此一直很期待能夠從中獲得一些收穫。
Webconf 是一場以「網路」為主題的研討會，話題從經營、設計、前後端工程與 DevOps，都是研討會探討的主題。除了技術方面的交流以外，最讓我深刻的是〈建立高效的遠端協作團隊：策略和實踐〉，因為這和 applemint 的業務模式有相當高的關聯性。
這篇文章將與大家分享聽完這場演說後，我們認為如何在非軟體產業—如數位行銷—中，導入遠端工作的實踐。
Contents
建立高效遠端協作團隊演講內容摘要
首先，我想摘要講者 Ailin 在演講中提到的 4 大策略方針：善用遠距的彈性與靈活度、調整流程、建立基本準則，以及有意識地促進交流。
善用遠距的彈性與靈活度
遠距工作可以超越時空限制，這項優勢對於軟體工程，尤其是 DevOps 來說特別重要。對於網路管理人員來說，基本要求是維持服務的上線狀態，透過遠端協作的跨時區優勢，使得 24 小時維持服務的成本大幅降低。
除此之外，遠端工作也讓企業能夠招募具有稀有技能的人才。這在目前面臨世界性缺工的時代，尤其重要。
調整流程
如果想要將遠端工作文化引入團隊當中，勢必需要調整既有的企業協作流程。
概念上，如同軟體開發「高內聚、低耦合」是流程調整的目標。讓企業變成若干可以獨立協作的中小型團隊，盡可能以文件的非同步溝通，取代需要頻繁傳訊確認的同步溝通模式。
為了奠定以文件為主的溝通方式，例如，新進人員的到職訓練，應該要從傳統的課程式教學，變成直接上線的同步作業制。在實作上，可以透過小天使的協作方式，在初期隨時跟進新人狀況、讓新人直接實作公司的作業流程。
建立基本準則
遠端工作團隊相當仰賴於個體戰力，但是作為公司營運，仍然需要建立基本的管理準則。講者分享了 GitLab 的 Guide to All-Remote 文件，並說明了幾個方面的原則：
- 溝通準則：非同步優先於同步，定義同步溝通的時機
- 線上會議準則：以 30 分鐘為原則，提前寄出資料
- 離線準則：訂出「訊息回覆頻率」的共識
- 移動準則：例如一年可以在其他國家工作幾個月
- 休假準則：什麼樣的情況會影響他人，什麼樣的情況需要請假
- 補助準則：設備的補助與請款的準則
- 資安準則：公私設備不共用、禁連公開 Wifi、VPN 的運用
有意識地促進交流
遠端工作造成無法在同一個空間工作的物理限制，使得團隊的凝聚力有時可能受影響。因此有意識的建立部門間的交流，不論是實體或是線上的，都是維繫團隊凝聚力的重要措施。
在實作上，以遠端工作聞名的 Automattic，便會規劃 Automattic Grand meetup 這種大型活動，將分散在世界各地的員工聚集起來交流。
數位行銷產業 applemint 的實踐
大多數針對遠端工作的討論，都是聚焦在科技業，，但其實，數位行銷同樣適合這種工作模式。applemint 自成立開始便實施「半遠端」制度，且在過去 6 年中，我們持續探索遠端工作的最佳實踐與不同的可能性。
以下，我們將分享 applemint 在數位行銷領域中，是如何實施遠端工作的。
Asana – 任務指派的非同步溝通
Asana 是 applemint 用於任務管理的主要工具。
我們利用 Asana 來指派任務給各個負責的同仁，並追蹤他們的進度。每週一的早會上，我們會檢視上週的任務完成狀況，確認工作量與效率是否需要調整。
此外，Asana 與 Gmail 的整合功能，能將收到的信件轉變為新任務，確保不會有工作遺漏。
Slack – 同步溝通的主要工具
我們目前使用的是 Slack 的免費版本，因為相對於資訊業，我們沒有需要客製化 Slack 的需求，所以 10 個免費的 App 串接額度對我們來說已經足夠。
另一個沒有升級的原因是，大多數客戶仍以 LINE 等管道與我們聯繫，因此付費 Slack 的訪客功能對我們來說較不實用。
Google Workspace – 文件共用與管理
我認為付費版 Google Workspace 的共用雲端硬碟相當有用。
Google Workspace 當中，除了人員的管理以外，也有助於會議室、器材等管理。如資安準則當中提到的「公私設備不共用」原則，在實務上也可以透過 Google Workspace 的管理工具實現，例如：管理同仁電腦中的 Google Chrome 存取。
Notion – 知識庫
以「非同步溝通」為核心，建立公司內部的知識庫非常重要。applemint 將工作流程、信件回覆範本等內容記錄在 Notion 當中，讓同仁可以隨時搜尋存取。
台灣目前遠端工作的課題
雖然 applemint 採用半遠端工作模式，但在這幾年的實際執行中，我們發現台灣的現行法規對遠端工作造成限制，這可能使中小企業降低採用的意願。
勞基法的工時約定
根據《勞基法》的規範，員工每天工作上限時數為 8 小時，而雇主必須保存員工的出差勤紀錄 5 年。
然而，遠端工作時，可能會因為作業與休息時間的安排較彈性，而造成實際上的上下班時間比平常還要長，如果勞資雙方針對出勤時間與加班費的認定沒有共識，可能會造成勞資糾紛。另外需要提及的是，現行法規中只針對特定職種 (如工程師) 有彈性工時的規範，一般行銷人員 (AE、AM) 的規範較不足。
職業傷害的認定
當員工在家工作，或是到咖啡廳，根據《職業安全衛生法》的規定，這些地方都被視為「由雇主指定的工作場所」。因此，如果家中發生意外，理論上還是雇主的責任。即使聘僱合約中有增加相關條款指明遠端工作的地點，但考慮到台灣的實際情況，這風險仍可能使企業降低採用遠端工作的意願。
結語：遠端工作的實踐核心在於如何打造「非同步」
這次 Webconf 中，我接觸了許多關於遠端工作的策略和實踐方向，讓我更加確認 applemint 在這方向上的決策是正確的，但從 applemint 的經驗中，我們也發現了在實踐中可能會遇到的法規障礙，因此企業在導入這個體制之前需要再仔細評估。
除了法規限制外，企業同時需要思考如何在「非同步」的環境中維繫團隊的協作與凝聚力，同時滿足工作效率和員工滿意度。藉由有效的工具和策略，遠端工作不只是在追求工作和生活的平衡，更在追求創新和高效的工作模式。
希望這次的分享，能讓更多企業和團隊能從我們的經驗中，找到適合自己的遠端工作方式。
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