嗨～大家好！我是 applemint 的 Ariel！
今天想跟大家分享大概每個工作的人都會遇到的困擾 ー「加班加不完? 」
是不是總覺得時間永遠不夠用，每天忙到炸卻不知道自己在瞎忙什麼，但因為事情做不完，就只好加班加到半夜、或是得犧牲假日和朋友出去玩的美好時光加班，這樣的生活也在你身上發生嗎？
在來到 applemint 的前兩個月我也超級有感，人人都說新創公司就是步調很快、本來還沒什麼感覺，沒想到在經歷一個月之後就深刻感受到了，特別是 applemint 每週兩天是在家工作，如何提高工作效率好在完成工作後能摸魚（？）真的是一大學問！
我將在接下來的文章告訴你，我是如何在3個月內從事情做不完需要其他人 cover 到能夠達成平日假日不加班的3個方法、嘗試失敗的例子以及 applemint 如何幫助員工提升效率的小撇步，如果你是每天被工作瘋狂追趕的社會新鮮人，或是為下屬加班率高感到煩惱的主管們，那這篇就是專為你寫的！
Contents
3個工作效率差導致的悲慘經驗
即使是在社會打滾3年的我，來到新創的廣告代理商 applemint 後，感覺就像打回原形，還是像新鮮人一樣事情做不完，只好拼命加班。由於之前的工作步調並不像 applemint 一樣快速，工作量也沒有這麼多，待在舒適圈太久的我，不小心就像溫水煮青蛙，習慣做事想做到盡善盡美，然而卻導致生產力低落，這在時間就是金錢的新創公司裡可是大忌呀！
1.加班加不完壓力山大
來到 applemint 的第一個月幾乎晚上回到家還抱著電腦不敢放，因為白天工作未完成的壓力，讓我時時刻刻都擔心隔天事情會越積越多，甚至煩惱的睡不好，總想著工作還沒做完，這禮拜要交什麼，我還有哪些沒做等等。
尤其看到同事 Kay 工作量更大，卻還是有條不紊的完成工作，常被誇讚做事細心、又快又好，就連被緊急授命的工作也能在時限內完成，真的覺得自己有點やばい?
2.在家工作工作不減反增？！
大家也許都以為在家工作超級棒，不用通勤還可以做自己想做的事對吧？相信前陣子也有不少公司實行在家工作制度，applemint 是固定每週兩天在家工作，本以為會輕鬆許多，殊不知在家工作時，其實是最忙碌的。
因為工作會像雪片般飛來，反而讓人手忙腳亂。
由於當時我們還未導入 Asana 工具，無法得知大家每週甚至每天要做的工作有哪些，對剛入社的我和當時的同期 Apple 來說，也不清楚事情是急是緩，導致總是先做看起來較簡單的，卻忽略了需要盡快完成的工作。
3.月底就是地獄週！！
廣告代理商每個月最忙碌的就是月底，必須撰寫報告書以及與客戶開會，就在工作交接的差不多的第二個月，我遇到了最大的危機，月底擠滿了非常花時間、精力的報告書以及文章，如果工作效率低落，真的忙不過來，還是 Kay 從旁協助我才順利度過。
時間管理失敗原因大解析
要想成功必須先了解失敗的原因，因此接下來會分析讓我工作效率低落、時間管理失敗的關鍵，如果你也有相同的困擾，也可以和我一起思考並寫下為什麼會做不好的原因，每個人的原因不一定相同，但說不定有可以供你參考的部分！
做事容易分心
在這裡我指的不是看手機、回朋友 Line、做其他事的分心，而是工作東做一些西做一點，其實這是造成效率不彰的關鍵因素。
相信你也有這樣的經驗吧？工作堆積如山，雖然很多時間管理大師都建議要先完成困難的工作，讓自己有成就感，但是困難的工作可能花費你半天的時間仍難以完成，因而想先完成其他瑣碎的事情，殊不知其實這些事情也需要花費一番功夫，到頭來什麼事情也沒完成。
另一方面，沒有時間目標也是無法提高效率的關鍵之一，這是為什麼呢？工作太久會讓專注力下降，因此，如果沒有限定時間，一直在做同一件工作，中途可能會因為專注力流失，也許會想滑滑其他網頁或做些其他事，反而讓工作效率變差。
沒有控管任務時間
當沒有限定任務時間時，因為缺乏時間的急迫性，再加上專注力隨著時間長而降低，效率自然變差，如果感受到時間的壓力，為了在時間內完成，心裡想著「慘了要做不完了，要再做快一點」，不僅注意力更集中，速度也會加快。
沒有控管任務時間導致費時又費心力的事情很容易一拖再拖，而難以在時限內完成。當這些未完成的工作累積到了最後，本來就很忙碌的月底，就變得更加崩潰，如果繼續下去，恐怕過了半年我的工作量就會堆的和101一樣高了（笑）
沒有事先規劃進度
在 applemint 第三個月便了解忙碌程度是有週期的，然而只要沒有在前一個月或前一週先分配好工作量，可能就會發生前面太清閒，而月底大爆炸的情況。此外，如果到當天才決定今天的任務，可能會忽略一些不緊急卻需要花時間的事。
這也難怪，在日本像 Loft 之類的文具店一定會有整區的行事曆、月曆和手帳等等，因為是社會人必備的物品之一嘛！
applemint 的時間管理術
在分析了解失敗的原因後，最重要的是解決方式，在這裡想和大家分享，為了提高員工的生產力與效率， applemint 做了哪些嘗試與對員工來說的效果如何。
早上11點前禁止 E-mail 與 Line 訊息
根據研究，在電腦前工作，平均專注40秒後專注力就會被各種訊息干擾分散，一旦分心或受到干擾，平均需要花費22分鐘才能重新回到工作狀態呢！另外，另一項日本調查指出有6成以上的人認為工作效率最高是上午，因此在工作效率較高的上午，就盡量做需要專注的工作。
因此，在 applemint 上午11:00前基本上是專注時間，主要做需要耗費心力腦力與專注力的工作，例如內容企劃、報告書等等，而回覆客戶的 E-mail 與 Line 訊息很容易，很容易就會因為對方回覆而分心，前員工也有做過實際的實驗，有興趣的朋友可以參考連結哦！
我個人會在早上11點前將電腦和手機設定勿擾模式，覺得很有效！
導入專案管理工具 Asana
Asana 是為了解決公司內部成員因為工作任務不透明、時常漏掉任務、讓大家清楚工作任務的優先順序、提高工作效率而導入的專案管理系統，有不少如 LinkedIn、 Airbnb、 Uber 等知名企業或中小企業使用 Asana 做專案管理。
由於是以專案、任務、子任務進行管理，也可指定各專案、任務時間、負責人等細節，還能看到其他成員目前的工作任務有哪些，因此，對 applemint 而言，是很適合的工具。
也因為導入Asana 後，在規劃每月、每週進度時，對於工作的優先都能一目瞭然，就像可以共享的 to do list 一樣，而且因為需要由主管確認後才算完成，這也算是一種督促的力量（笑）
applemint 老闆親自傳授秘訣
最後是 Leo 在我剛來到 applemint 時，曾教我如何集中精力快速寫完一篇又一篇文章的小撇步，除了每天繁忙的工作，Leo 還要固定寫換日線的專欄、applemint 的部落格等等，而對我來說，最花時間的就是撰寫文章，因此如果能夠減少耗費時間，效率便能大大提升！
究竟是什麼秘訣呢？其實就只是「想到什麼先打下來就對了」，沒錯，就這麼簡單，我也嘗試過，但我認為看似間單，執行起來可困難了（笑）首先就是不要追求完美、不要一直往前看、不要停下來，但就是會忍不住想起什麼又往前再看一遍，對吧？
總之，先打出來以後最好隔天再看一次，稍微修改調整就完成了。為什麼要隔天看呢？經過一夜的沈澱後，你的思緒與想法也會更清晰，在寫的過程中如果一直修改，就會有種一直無法完成的感覺，不僅專注力會下滑，工作效率也會變差。
提高工作效率的小嘗試
就這樣，我透過 applemint 的三大提升效率工作術，在第三個月挑戰成功，總算擺脫每天回家得抱著電腦、事情全都擠在最後的困擾啦！除了上述的方法外，我還做了兩種嘗試，其一是「為每件事計時並限時完成」，其二則是「在前一天先列出 to do list」。
紀錄下完成每件事的花費時間，能了解自己完成工作的效率如何，並且每次互相比較，人的本性（？）就是不服輸，為了不輸給上一次的自己，便會不知不覺加快完成速度，自然也就提升了效率。
而列出 to do list 大家都會做，但為什麼要在前一天做呢？就像整理書包一樣，如果出門前才在整理，很可能因為趕時間而忘東忘西，還可能會因此遲到，列出 to do list 就是整理大腦的書包，因此，前一天先準備，才能讓思慮清晰、不受干擾的開始一天的工作。
結語
希望今天提到的5種提供工作效率的心法能夠成功讓你也達到時間自由（就像財務自由? ）
就讓我再稍微統整一下今天介紹的五大提升效率工作術吧！
- 五大提升效率工作術
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- 早上11點前「專注時間」NO E-mail No Line
- 借助管理工具 Asana
- 寫文章時，想到什麼先打下來就對了
- 為每件事計時並限時完成
- 前一天先列出 to do list
不論你是想要擺脫加班人生的社會新鮮人，還是為下屬工作效率低落感到煩惱的主管們，不妨試試 applemint 的工作術吧！也歡迎與我分享你們提升效率的方法唷～
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