大家好，我是 Eric。今天想跟大家聊聊「創業是不是真的需要辦公室」這個問題。
由於疫情影響，applemint 已經實施遠端工作近 2 個月，然而，即使沒有進辦公室，我們仍然要負擔辦公室租金。事實上，這正是實施三級警戒後，許多商家無力支撐，最後面臨停業命運的重要因素。「創業需不需要辦公室」這個議題，再度成為大家關注的焦點。
回想起當初和 Leo 一起創業時，做的兩項大決定：要發薪水、要租辦公室。儘管這三年多來的創業過程中，許多決策都是依賴 Leo 做決定，但當初這兩項決定，是我個人的堅持。
今天想跟大家分享，當初為什麼會堅持創業初期就需要有辦公室，以及租辦公室時應該注意的幾項重點。如果你也還在草創階段、猶豫是不是需要租辦公室或是租用共同空間，希望這篇文章能夠對你有幫助。
本篇文章感謝梅屋記事站長協助校閱，提供了我們更貼近讀者的觀點。
Contents
為什麼有人認為創業初期不需要辦公室
租辦公室對於創業者來說，是僅次於人事成本外，負擔最重的固定成本。因此認為「創業者不需要辦公室」的人，主要的主張便是「成本效益不符比例」。更具體來說，有下列三種原因：
還沒賺錢就在想花錢
除非一開始便挾重金準備大顯身手，否則對於一般小資本額 (資本額 50 萬以內) 出發的公司來說，更現實的情況是「還不確定有沒有足夠的客戶」。
而相較於隨時都能解散的人事成本，辦公室租金因為合約因素，即使宣布破產，也仍然要付出相當程度的有限責任。因此，在還不確定客戶來源的情況下，選擇租用辦公室是一件「還沒賺錢就在想花錢」的行為。
許多團隊在創業時，都會相當關注「成本」問題，以我自己在 WordPress 社群觀察到的現象來看，剛起步創業的團隊，也都會希望盡可能地使用「免費資源」來減低初期的風險，遑論是租金這種高單價的成本。
商品與服務都已數位化
認為不需要辦公室的另一個主張，在於「商品服務數位化」的事實。
確實，以 applemint 的工作性質而言，我們不論是提供的服務，或是溝通的方式，都是可以透過數位管道來達成的。我們在疫情之前，便維持著一週兩天的在家上班日，也是因為我們的服務在大多數的情況下都能在線上完成。
不僅是商品與服務，公司內部的文件流通也都開始數位化。透過任務管理工具 Trello 與內部溝通的 Slack 等等，大多數的工作流程都能在線上進行確認、審核。
使用率低造成浪費
如同前面提到的，因應這次疫情，我們有將近兩個月的時間並沒有出現在辦公室中，然而這段時間我們仍然需要支付租金，如果在創業初期，這將是一筆非常沉重的開銷。
根據創業性質不同，辦公室的使用頻率也會有所差異。如果創業者本身肩負業務的職責，那麼會有更多時間不在辦公室裡，此時辦公室管理將會是額外的時間成本。從金錢與時間來考慮，對於創業團隊來說是額外的負擔。
因此，即使是在疫情之前，Leo 跟我也時常會討論如何利用閒置時的辦公室。而到了疫情最嚴峻的時候，這個問題更顯重要。
為什麼我堅持創業初期需要辦公室
前面是我認為「不需要辦公室」的三大原因，如同前面所說，創業性質不同，的確有可能影響辦公室的使用效率。以下將再繼續說明我認為創業需要辦公室的三大原因：
儀式感產生的專注力
儘管在家工作一段時間後，開始會藉由「儀式感」與工作調配，來讓自己維持較有效率的工作狀態，但這樣的專注力與辦公室的專注力仍然有差異。
辦公室的另一項特質是「即時互動」，如果遇到需要展示、溝通的情境，雖然遠端工作能透過視訊、分享螢幕等方式達成，但如果考慮到前置作業的時間，其實溝通效果並不見得比面對面的溝通方便。除了展示、溝通外，對於創業團隊很重要的「腦力激盪」，在遠端與近距離接觸的效果也有所差異。
這種即時互動也是雙面刃。
許多在辦公室上班的人，都會贊成這種「即時互動」往往是打斷當前工作注意力的根源，例如「我明明在忙，同事卻過來找我講話」、「寫報告寫到一半，主管突然找我去面談」。但這些顧慮對我來說，屬於可溝通、組織文化的範疇。
我自己則會試著先觀察同事是否專注在工作上，評估事情輕重緩急後才會找他們。
讓自己產生成本意識
文章一開始時，我曾經提到，在創業初期，我唯二的兩項堅持，一項是必須發薪水 (即使是比合約還少的薪水)，另一項則是要租辦公室。
對於很多創業團隊而言，很多成本都是以「吸收」的方式處理，這在經營上是件很危險的事。透過租辦公室與發薪水，可以確定固定成本，進一步明確的知道「應該要賺多少錢才夠」。
我認為跟 Leo 在創業過程中，對這個議題的價值觀契合非常重要：比起「想多賺錢」，我們更重視「為了做到 OOO，所以需要多少錢」。當初的確是看著公司資本為了支付薪水與租金逐漸縮水，因此激起 Leo 跟我「活下去」的動力。
這之中當然也存在著倖存者現象，事實上，這項決定也有可能加速 applemint 的滅亡，但如果一個創業團隊需要靠節省房租來創造利潤空間，那長期來看，這樣的商業模式也並不健康。
去咖啡廳沒有你想的便宜
不知道為什麼，對於創業有著浪漫想像的人，腦中會浮現在咖啡店專注打拼的畫面。
在我們開始公司登記的流程前，我跟 Leo 會在週末時在咖啡廳碰面，討論後續的規劃與腦力激盪。在討論到辦公室時，我們也曾經考慮過利用這種方式工作，而公司登記等事項則透過「租地址」的方式處理。
2017 年時租登記地址的行情價大約是新台幣 2,000-2,500 元不等，通常需要與指定的會計事務所合作。
考慮到需要有插座、可以久坐，這類型的咖啡廳即使只進行最低消費便坐一整天，每天仍然還是需要 100-200 元的費用，再加上中間用餐的其他消費，換算下來每個月 2 個人將合計花費 4,000-6,000 元左右。
如果真的想在咖啡廳工作，又想省錢的話，最終的選項就會是連鎖咖啡廳了。但聽起來未免太「不浪漫」了，不是嗎 (笑)？
除此之外，在咖啡廳工作缺乏隔音，環境音嘈雜，隱私性較低，其實並不適合長時間辦公。Zen 大的文章中也提過不建議使用咖啡廳作為活動場地的原因，這些原則套用在挑選辦公室時一樣適用。
我們第一間辦公室的租金，每個月 6,500 元 (未稅)，雖然空間很小，但是已經符合了我前兩項訴求「提供一個可以專注的地方、有固定的成本」。而且實際上這樣的費用，比起我們每個月去咖啡廳還要便宜許多。
承租辦公室的注意事項
在討論成租辦公室的注意事項前，想先分享一位朋友的說法：「好物件不會等到上網。」如果你身邊已經有認識的人，或認識的管道可以找到辦公室，那請務必優先選擇這些可信賴的管道。
契約當中各項費用的相關規定
如果你租的辦公室是在商務中心，通常會在合約中記載水電費的計算方式。由於商務中心會使用中央空調，以及一些共用的水電資源，因此關於水電費的計算方式需要先確認。目前我們適用的電費是每度 7 元，說法上是包含「管理費」在內，但每度 7 元的電費單價還是稍高。如果有人有推薦的商務中心，也歡迎與 applemint 分享，我們感激不盡！
至於租用整層、整間辦公室的話，則建議可以與房東溝通，由團隊自行繳納。
部分的辦公室會需要攤付管理費，這一點在找辦公室時也需要先向房東確認清楚。由於我們是向商務中心承租，因此電費跟租金已經涵蓋管理費。
除此之外，如果你租用的是商務中心，或是共享空間，會議室的使用額度也會建議先行確認。有些辦公室的租金中，會包含一個月可以使用多少小時的會議室，也有些則是每次租借另行付費。
是否可以用於公司登記
有些工作室在創業之初，會想要以目前的住處，或是租屋處作為公司登記地址。但是我並不推薦這麼做，如果想用這種方式的話，務必需要先與房東溝通，因為非住宅用與住宅用所需負擔的稅率是不同的。
除了稅率不同外，房東也會因此增加「租金所得」，在目前台灣租屋「不給報稅」的生態來看，原本是住宅用途的房屋，更改為營業用途，能夠遇到願意這麼做的房東，我想機率不高。
事實上，當初創辦人 Leo 的房東，就因為誤以為我們把他的地址作為公司登記地，對 Leo 發脾氣。(至於房東為什麼會看到信件內容，我就不得而知了)
與房東的溝通
雖然這麼說聽起來很老掉牙，但租辦公室這件事，也是一種「緣分」。很多時候，房東對於房客會有主觀的偏好，如果找到溝通對盤的房東，租金和合約條件都會彈性許多。
當然，保持好關係之外，該確認的事情還是得確認。除了是否可以用於公司登記，房東是否願意開發票給公司報帳，也是需要確認的問題。除此之外，如果遇到的是個人房東，而不是商務中心，或是簽署長年期的合約時，建議在簽完合約後，將契約交由法院公證，避免因為房屋轉賣後，新屋主不願意續租的風險 (「買賣不破租賃」)。
結語
今天與大家分享了當初創業時，對於「創業初期要不要租辦公室」的想法。跟你原本想像的一樣嗎？
對我來說，租辦公室和領薪水一樣，是為了建立自己「沒有賺錢就會一直虧錢」的成本意識。我認為對於許多創業者來說，建立好「什麼該省、什麼不該省」的意識是第一項挑戰。
在我們的情境中，辦公室是我們判斷「不該省」的開銷，但也許對於不同產業的創業團隊來說，不租辦公室可能利大於弊。
本次的文章，主要是將當初的想法與大家分享。如果對於這篇文章內容有任何疑問，想與我們討論，歡迎隨時與我們聯繫。
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